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七大方式帮助企业管理IT外包难题!

IT外包的真正价值是通过积极的治理来达成,不仅仅是指那些正在运营的项目,也包括客户和供应商之间的交流和互动。“合同签署之后,保护合同的价值实际上就是推动供应商去实施他们的承诺。
 

企业IT外包难题解决

 
1.控制沟通交流

如果在合同中客户方未被指定的某位人士,在实施项目的最开始给服务供应商发布信息申明已经授权指定一位职员,其可以代表该客户发言。IT服务供应商很机智,如果他们希望改变某种方式或者通过某份文件,他们将找到看上去最合适的签署对象。通过指定一位发言人,当级别较低的人被供应商接触并要求去批准一项流程手册时,你可以避免影响到合同那些无意但是无益的变化,例如终止改变各方的义务。
 
指定客户代表能使IT企业更佳掌控信息传递,更遵循合同,并且避免因为沟通或者信息缺乏而导致的模糊性和不确定性。当纠纷产生的时候,仅仅需要审核一个人法律相关的沟通电子邮件,而不需去看所有相关人员的电子邮件。

2.要求供应商记录需求和投诉

在许多外包场景中,客户唯一的义务是付款。但IT并不是这样,服务交付和交互也需要客户的贡献或者合作。

无论如何,当IT外包供应商对客户有需求,或者将客户绩效不佳作为其未尽义务的借口时,强制供应商将该事件记录下来并保存所有的问题日志就变得非常重要了。对合同所规范的相关事项需要日志记录显示需求和响应。

3.尽早阐明相关术语条款

尽量清晰、完整且精确地书面记录项目的交互是非常重要的。当合同里没有清晰着墨指定的项目或者情形下,客户需要尽早做书面申明。

如果更细化项目的细节不能在协议主体中明确标示,则需要书面记录摘要,明确各方的职责,并且在开工之前每个人都需签署确认。

4.即刻发出违约通知

客户们大多认为给供应商发出违约通知可能会造成紧张或相持的不良局面。这其实是不对的。客户应该在第一次发生状况的时候就发出书面违约通知或者失败通知,之后每发生一次都需重新发送。
 
如果所有的客户员工应该接受指导,当他们认为服务供应商可能违约需要进行互动沟通的时候,他们必须告知指定的客户代表。指定的代表可以和法务确认后决定是否发出违约通知。没有书面记录,IT企业可能丧失终止该合约的权利。

5.不要亲自做供应商的分内工作

当一个项目步履蹒跚时,例如供应商有点掉线,或者系统绩效不佳的情形下,客户可能倾向于自己先去把工作完成了。无论怎样,如果客户没有书面警告服务供应商就开始那样做,并且核算费用的话,很有可能会令其账款问题陷入僵局。

在发出违约通知后,并给服务供应商机会去弥补过失之前,IT管理层不应该派遣员工去实施本应由供应商来完成的工作。

6.寻求双赢

很多案例中,IT服务供应商在某项违约中某种程度上倾向于冲销一个信用度,这给关系经理提供了一个未来的豁免机会。他们可能希望用一个绩效信用可以冲销未来某个关键时间点更大的可能过失,或者某违约可以进行追述根源分析,来描述表明问题已经被解决。

7.尽早并经常和法务沟通

如果已有不明确的地方,那么需要起草一份清晰的书面记录,这可以有效保护IT公司在合同中的权利,合同治理的目的就是提供清晰的申明阐述。治理实践相对更容易实施,如果深思熟虑地实施后,就不会是对抗服务供应商,而是减少误解并保持相应的关系。